Column跨界專欄

編輯撰文者：莊淑欣Anita Chuang；GEO Informatics Inc.；巨鷗科技x跨界策略 協理

21世紀以來，專案管理領域最重要的創舉就是建立專案管理辦公室(PMO)，PMO在引領和促進組織的專案化過程中發揮重要的作用，在中國，各大公司都爭相建立PMO；世界500強的華為、聯想、IBM等公司的PMO對公司的發展產生很大的推動作用。劉博士提出透過OGMAC(Organizational Design,組織設計、Governance,治理結構、Methodology,流程體系、Acquiring Competence,人才發展、Culture,文化；簡稱OGMAC)五大維度可以協助企業成功建立PMO。

PMO的五大變革維度:OGMAC

如圖所示，以專案管理流程體系為主的變革，採取結構化的多維度組織設計和專案治理結構變革，以確保整體變革能夠順利和成功實施，取得最佳效益。當”組織機構變革到位”是成功實施和效益最大化的關鍵。最終，形成”專案管理文化”使變革結果被大家接受，進而成為日常習慣。

♦組織設計(Organizational Design)

PMO的組織設計與PMO的職能與人員配備是變革管理的第一個維度，公司的策略會影響PMO的組織設計。

• PMO組織設計

  PMO的組織設計必須支持企業的策略目標，不同的經營策略會帶來不同的組織設計結果，例如:採用成本領先策略的管理者是從提高效率的角度設計組織，因而較強調權力的集中；而差異化策略則要求考慮組織的學習能力，因而採取靈活而有彈性的結構，強化橫向之間的協調和員工的授權。

• PMO的職能與人員配備

  根據公司的業務特性不同，PMO的職能也會有所不同，通常PMO包含以下職能:①計畫組合管理職能，是PMO從公司層面全盤管理專案資源的重要職能。②卓越中心(Center of Excellence,COE)職能，是PMO進行公司專案管理的統一流程，是促進專案管理成熟度的核心流程。③交付職能。

PMO的職能

♦組織設計(Organizational Design)

建立專案治理結構是PMO變革管理的第二個維度，這是PMO最具有挑戰性的工作，要成功地管理專案，必須建立以專案發起人(Sponsor)為核心的『專案指導委員會』進行治理。PMO應積極協調專案指導委員會參與專案管理事務，例如，由專案發起人在專案啟動階段成立專案指導委員會，進行專案從啟始到結案期間的風險、資源的決策及核准；同時，在每個專案里程碑進行階段性驗收，並決策是否允許進入下一階段。

♦流程體系(Methodology)

首先，PMO建立組織級的專案生命週期要具有高度，符合組織的業務特性，涵蓋組織中各類型專案。其次，PMO應主導建立專案管理流程，明確定義各管理階段之間如何操作，明確定義委員會、各功能性部門及專案經理在流程中的權限。最後，PMO應主導設計專案管理模板，模板的制定是最具技術性的工作，也是組織管理層和專案經理及各功能性部門最關注的部份。模板的制訂需與公司現有的專案管理生命周期結合，否則難以讓專案經理認同及後續的推廣應用；模板需要經過製作、試用、優化、確定等四個步驟。

♦人才發展(Acquiring Competence)

第四個維度是如何提升專案經理能力，在PMO面臨的挑戰之中，專案經理的能力提生是最重要的，專案經理必須掌握專案管理方法論，在專案指導委員會的治理下，成功交付專案，並實現專案的商業價值和戰略目標。各大公司都非常重視專案經理的多元能力培養，PMO應委派專案教練進行專業指導和支持，進一步實現確保複雜專案的成功及規劃高級專案經理人員的職涯發展。

♦專案文化(Culture)

形成良好的專案管理文化是PMO變革管理成功的基準，整個組織機構實施這樣的變革需要大量的內部資源，且組織內需保持這樣的變革動力直到能夠轉變到”正常運行”，形成新的專案工作習慣為止(一般從PMO建立起約需2年或更長的時間)。

PMO的成立及執行必須是組織有非常強大內部改革決心及決斷力，組織必須要對此推動採取非常謹慎的步調。把它當成「如何讓組織轉型的生存根本」，從整個企業的診斷與分析，制訂合適的執行路線，因為不同的權力架構、人員比例、專案成熟度都會影響做法與步調；最後，參考上述的OGMAC五大維度的變革，可協助企業順利推動PMO。