用一頁紙讓PM少加班、專案成效UP
撰文者：創意城鄉處 副理 張峻榮Noman
對多數專案經理（PM）而言，「忙」幾乎已成為工作常態。計畫要寫、會議要開、進度要追、臨時交辦要接，跨部門還得反覆溝通協調；真正壓力最大的，
往往不是專案技術本身，而是那種「怎麼做都做不完」的疲勞感。許多PM心裡都明白：再怎麼努力，專案還是會在最後階段變成加班趕工、反覆修補，
彷彿專案的終點，永遠是靠燃燒人力撐過去。
楊朝仲老師在《一頁紙做兩倍事》的演講與同名著作中，正是從這樣的PM現實處境出發，提出一個不那麼討喜、卻極為關鍵的觀點：PM之所以累，
並不是因為不夠努力，而是被放進了一個錯誤的系統裡工作。
當系統本身無法承接變化、無法說清代價，所有風險自然就會往「最願意負責的人」身上集中。
老師以「暑假作業」作為比喻，點出多數專案規劃的根本問題。規劃時，PM常被期待交出一份「看起來完美」的時程表：每週幾天、每天幾小時、每個項目準時完成，
彷彿只要計畫夠細，就能換來順利執行。但實際執行時，PM心裡最清楚——人不是機器，效率會波動、資源會延遲、跨部門協作一定會有摩擦，突發狀況更是常態。
真正讓PM感到痛苦的，並不是計畫被打亂，而是計畫被打亂卻不能調整。許多組織默許「生活中可以變通，專案中不准改計畫」，於是PM只能把所有不確定性吞下來，
用加班與補救維持表面進度。短期看似完成任務，長期卻讓專案管理淪為體力消耗戰，這也正是多數PM職涯中，最早出現倦怠感與無力感的起點。
為了讓這種結構性問題更容易被理解，老師提出三隻「動物」，具象化專案現場常見的狀態。「滾輪倉鼠」代表的是低效努力：不停加班奔跑，看似很忙，卻沒有實質前進；
「無頭蒼蠅」象徵方向頻繁變動，專案被一句話就拉往新的方向；「樹枝孤鳥」則是跨部門協作失靈後的結果，最後只剩PM一人扛責。
在台灣多數企業的專案環境中，這三種狀態往往同時存在，而且彼此形成因果循環：需求不斷變更，導致無效工作增加；無效工作只能靠加班補救；
加班又讓團隊與協作單位逐漸退出，最後所有風險集中在PM身上。看似是個人抗壓性或能力問題，實則是專案系統設計本身出了問題。
面對高度不確定與頻繁變更的專案環境，僅以進度與交付為管理核心，往往不足以支撐專案成功。
本一頁式專案治理架構，從問題目標、人與利害關係、治理與風險，以及系統與知識四個象限切入，協助專案經理快速對齊認知、辨識關鍵風險，
建立不因人而異、可持續運作的專案治理環境。
對此，楊老師提供了一個對PM極具實務價值的工具——ITTO（Input–Throughput–Output）。ITTO的核心價值，在於它要求PM用「因果關係」而非「工作清單」來思考專案。
每一個產出（Output），都來自特定的投入（Input），並必須經過一定的處理流程、技術與資源（Throughput）。
當最終成果出現問題時，PM不再只是盯著「哪一個項目延誤」，而是能往前追溯：是哪一個投入不足、哪一段處理失真，才導致結果不如預期。
對PM而言，ITTO最實用、也最關鍵的場景，正是在面對「臨時變更」時。當需求被提出，PM若只能模糊地回應「會影響進度」，往往仍得承擔後果；但當PM能清楚說明：
「這項調整將增加哪些投入、拉長哪些處理流程、影響哪些交付品質與時程」，決策權便自然回到主管與業主手上。這不只是管理工具，更是一種專業邊界的建立。
回到專案管理的本質，PM的工作從來不只是把事情「做完」。真正成熟的專案管理，也不是在混亂發生後，用意志力與加班撐住現場，而是在混亂發生之前，
就讓系統能夠承接變化、吸收風險、並清楚說明每一個選擇的代價。
《一頁紙做兩倍事》所談的，並不是一種快速技巧，而是一種角色轉換：
從替他人承擔不確定性的執行者，轉為能讓決策者看見因果與選擇的管理者；
從被進度追著跑的PM，轉為設計專案運作方式的治理者。
當PM不再只是「撐住專案的人」，而是能讓系統替人承擔風險，專案才有可能真正不超支、不超時從專案到執行精準達標，也讓PM的專業價值，回到管理本身。