運用組織成熟度評估專案管理金三角-以水土保持局為例
生活中大大小小的事，都可以用專案管理角度執行，一組織中許多專案(Project)和計畫(Program)，也都可導入專案管理方法加以執行，但從組織領導人角度看待一切時，就必須跨越專案計畫，進行組織中人、知識、流程整合，並將組織資源適當地分配給各專案計畫，使各專案計畫符合組織之願景使命。而專案的成功與否，一部分取決的組織成熟度高低，接下來本文就將說明何謂組織成熟度，並分享團隊輔導【行政院農業委員會水土保持局】參與2018年台灣專案管理標竿企業獎案例
▲圖1：組織專案管理地圖(資料來源: PMI 2013, 專案管理組合)
何謂組織成熟度
組織成熟度代表組織是否能精確預估專案的時程、成本、範疇、品質，也就是掌握專案管理金三角的能力高低。當組織成熟度越高，則可使組織內多數專案符合預估之期程、範疇、成本，同時達到各專案所設定之目標。乍聽之下，有些人會認為組織內各專案的專案經理，有專案管理知識不就足夠了嗎?由專案經理領導各專案達成目標即可，為何還要特別談組織成熟度呢?
▲圖2：專案管理金三角
在錯誤的認知下，往往覺得專案成敗取決的專案經理或是專案團隊，但事實上，仍有一大部分關鍵在組織上。組織若沒有完善的流程制度，儘管風險管理應變再強，仍然存在許多無法掌控的因素，這些不確定因素，最終將成為專案成敗之關鍵。故組織成熟度高，代表著組織不確定因素低，而提升組織成熟度，就是提升組織可控制範圍。因此需要跨越專案、計畫，進行整個組織流程之建立、監控、持續改善，通常會特別設定一專門部門，通常是組織層級之專案管理辦公室(PMO,Project Management Office)擔當此重任，由專案管理辦公室負責提升協調規劃，提升整體組織成熟度。
如何提升組織成熟度?
當瞭解組織成熟度及其重要性後，則開始思考，如何提升組織成熟度以提高專案成功率。提升方法可分為以下幾點：
1.組織成員的專案管理及領域知識
傳統認為只要專案經理有專案管理知識，專案成員有專案領域知識，就可相輔相成，促使專案成功，然而事實不是如此。身為專案成員若了解管理的知識與技巧、專案經理在領域知識上也不亞於成員，這樣可降低溝通時間、成本，減少溝通落差。而要彌補這之間的落差，就要靠適當的教育訓練進而補足。
2.經驗足夠的管理團隊
在組織中，中高階管理團隊佔專案成敗因素很大一部分比例，跨專案、跨流程的溝通、組織教育訓練的訂定、流程目標的具體訂定，皆仰賴於管理團隊。
3.標準程序之訂定
當組織各成員皆有一定水準與能力後，組織必須訂出標準作業程序(SOP)，將流程、規範等細節訂出標準，可使大家腳步一致。但標準作業程序並非訂立後就不再改變，而是由管理階層，隨著時間、環境、人力等各項因子，適時調整，才能越來越好。
4.歷史經驗累積與傳承
專案管理中強調的Lessons Learned (LLs)：「在專案特有的獨特性下，將過程中學習的知識記錄累積形成專業，並且不斷逐步完善的過程。」在提升組織成熟度上也充分體現，知識的傳承，可增加效率、避免重蹈覆轍，同時透過蒐集，將經驗落實成文字統一管理，使得後續專案需要時，隨時可獲取相關訊息。
案例說明-行政院農業委員會水土保持局
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♦組織成員的專案管理及領域知識-定期培訓課程
水土保持局針對職務性質規劃年度培訓計畫，並自2013年起，每年辦理國際專案管理課程教育訓練，提升組織成員專案管理知識。
▲圖3：水土保持局邀請申惠群老師教授國際專案管理課程
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♦經驗足夠的管理團隊-一級主管及專家參與計畫
水土保持局明確訂立3-5年發展目標，並每年度召開【計畫提報審查會議】，由局長、副局長邀集一級主管及專家學者擔任委員共同審查計畫，能動態監控專案對策略的具體貢獻和完成狀態，更新或修正策略決策和組合。
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♦標準程序之訂定-透過e化系統建立標準作業程序
水土保持局以專案管理5大流程為核心訂定工作流程，同時輔以系統化建立委辦計畫作業管理系統，透過系統ｅ化建立標準作業程序，即使新上任之同仁也能快速依循標準，完成作業程序。
▲圖4：標準作業程序e化：委辦計畫作業管理系統
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♦歷史經驗累積與傳承-成果發表會及出版專書
水土保持局透過會議針對專案執行進度、時程、困難問題點以及經費支用與工時統計進行討論檢討與溝通對策，並將此改善過程資訊予以公開透明化，集結成Lesson Learned作為而後專案執行參考依據。同時，每年度舉辦【委辦成果發表會】進行知識交流，以應用於其他的專案，也舉辦專案經驗分享會議、出版專案執行手冊或書刊，發揮知識經驗分享之精神。
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▲圖5：委辦成果發表會及專書出版
以上僅舉例提升組織成熟度之部分作法，若欲了解更多水土保持局申請標竿企業獎之具體內容，可上國際專案管理學會了解更多。