PMO系列9-見樹又見林還不夠！
♦作者介紹
作者：後藤年成Toshinari Goto；MSOL Inc, Senior Consultant；元嵩顧問管理股份有限公司 總經理
前言
對於專案經理或是PMO來說，要看到每一個成員的狀況以及顧全大局是很重要。也就是所謂見樹又要見林。筆者在很多的專案中都有做到這一點。然而，即使見樹又見林還是遇到了很多滯礙難行的狀況。這時候才發現，見樹又見林是不足夠的。
即使是顧慮大局，也注意到了專案運營的細節，有時候問題還是像雨後春筍一般的湧現。如果這時候去追究問題的話，一般都找得到問題點。但是如果再進一步去追究「為什麼會有這樣的錯誤?」的話，往往會發現環境才是根本性的原因。
舉一個例子來說，在某一個軟體開發專案中，常常發生程式有問題。查了事發原因以後，發現是寫程式的負責人不注意而且檢查時沒有檢查到問題。然後就去追究為什麼這個人寫程式都這麼地粗心。最後發現是「負責的程式人員還要處理之前未完的專案，所以被分心了。」然而負責檢查的人沒有發現瑕疵才是原因，因為這個檢查人員不需要為這個過失負起責任。所以最後才知道，這個專案沒有為程式人員營造出可以認真執行的環境。我們從這裡就可以學到「要見樹又見林，更要了解這樹林的環境。」
如果專案有障礙的話，從環境的角度來重新檢視吧！
另一種說法來說的話，應該是說「樹和林是要在合適的環境中成長。」例如，我們遇到「開發時間短，但是交期一定要把握」的環境的話。我們就要依據這個前提來制定主要時程（Master Schedule）等的全體計畫（林），以及各成員的作業計畫（樹）。在這個前提下再做專案整體的監控以及每個人的作業分配。就不會有因為環境無法配合而發生問題了。
但是即使我們規劃了這些，但是有時候環境也會有所變化。即使環境有變化，但是專案要達成條件往往不會跟著改變。這種時候我們只能去了解環境的哪一些部分被改變了，然後配合著改變對專案進行調整。對於專案環境的變化所帶來的影響，在專案中一般我們能使用的”作業化“及”規範化”的手段去改善不好的環境或是緩和惡劣環境對專案所造成的影響。
目前的環境，是植林的好環境嗎?
以我們一開始提的程式常常出錯的例子來看。首先我們可以訂一個規則，說”一個工程師在開發一個專案程式的時候，不可以有其他的專案插進來”。還有為了防止一樣的問題產生，以後如果有程式錯誤都要寫在確認清單上，建立自我檢查的作業。對於提升檢查水準的問題上，要讓程式檢查人員負起判斷程式錯誤的責任，建立一個規範不可以讓錯誤重蹈覆轍。創造一個透明化的檢查機制，以確保檢查人員好好地執行工作。
所以專案處在什麼樣的環境下是很重要。瞭解這一點就可以從更高一層的視野來管理專案。讓我們從專案環境的角度重新檢視專案中的“樹”及“林”吧！當我們的專案遇到窒礙難行的地方，或許以環境的角度來解決也不失為一個好對策。