展會行銷引動跨界交流與產業生機
編輯撰文者：黃千儀(Zona Huang)；巨鷗科技x跨界策略 專案副理(GEO Informatics Inc., Deputy Project Manager)
資訊的快速流動讓現代人越來越忙碌，要使人們離開工作崗位，花費兩小時、半天、甚至一兩天以上的時間也越來越困難，在這樣的社經環境與風氣下，如何有效管理會議、研討會或論壇等展會活動籌辦過程更是備受挑戰，以下的5大核心關鍵，將可協助您舉辦一場吸睛的活動：
一、籌辦完美會展五大核心關鍵
1.洞察趨勢，掌握議題背後議題！
展會活動，是日常累積成果對外發表的重要管道，也是產官學研各界應用的主要方式之一，依據中華民國對外貿易發展協會的統計數據，2016年整年度台灣共舉辦217場次國際會議、268場國際展覽，國內研討會、論壇、座談會更是數不勝數，如何創造吸引目標對象的議題，變成策展人的重要挑戰！在策展初始面臨的第一道難關，便是「主題訂定」，這時候，需要顯現內容價值，策展人需要竭盡所能的分析環境的現況，從社會氛圍、政策走向、全球化連結、技術或領域創新發展等各種面向找出亮點，讓參與者參與後感覺問題被解決、知識有所成長，或是，找到關鍵人物，藉由邀請座談、演講等方式，讓對的人發揮領袖魅力，自然吸引活動的目標市場/對象。
2.關係管理，提供貼心專業服務！
「利害關係人管理」在日趨複雜的中大型展會活動籌辦過程中，是重要成敗關鍵，自業主、演講者、主持人、引言人、來賓到展會上下游產業鏈，利害關係人類型多達10類以上，如何善用管理概念與工具，辨識各類型利害關係人，並規劃其溝通內容與工具，在在考驗籌辦團隊的智慧！因此在籌辦過程、活動舉辦到活動後，針對活動核心精神與目標(如發展願景、永續性訴求)，透過不同的溝通方式(會面、電話、E-mail、Line、新聞稿、電子報、表單等)，讓各類型利害關係人，包含展會活動臨時人員，對於活動有一致的認知變得至關重要。
3.網實行銷，引動關注觸及眾！
在舉辦會展活動時常會糾結於出席人數，然而來賓背景(品質)也必須是考量一環！社群網絡的發達讓受眾分流，自傳統的宣傳管道(報紙、雜誌、DM)到新興的傳媒方式(Facebook、YouTube、Line)，多元化的管道增加策展的困難度，然而，網路與社群促使人們習慣於快速取得資訊，因此策展人如何過濾出展會精彩內容，結合網實行銷方式，將實體展會活動結合到線上，精準鎖定目標客群並與其溝通，才能創造出更多的展會效益，達到活動的舉辦目的！此外，拜技術進步之賜，利用多元方式，讓精彩展會過程觸及更多受眾也是現今引動關注之一環，如透過各種平台直播、數位教材、線上策展留存展會活動影音。
4.綠色會議，雲端整合服務UP！
因科技進步與響應節能減碳，人們越來越習慣『綠色會展服務』，在展會活動中導入雲端服務成為目前的趨勢，包含活影音動前的線上報名、活動資料下載(如議程、手冊、簡報、展示海報等)，到活動後的影音花絮，使用者只要透過智慧型手機或平板電腦，就可瀏覽完整展會資料，促進經驗交流之便利性。
5.創意體驗，遊戲化學習UP！
在展會活動現場，要讓來賓印象深刻，策展人必須打造引人注目的亮點，透過影像、聲音吸引往來目光，或是應用行動載具設計活潑的互動體驗，絕對比文宣品來的更有效果。例如透過與展會活動相關聯的內容，利用手機、平板搭配大型螢幕等方式，讓來賓體驗互動科技，如DIY體驗、互動射飛鏢…等趣味遊戲，加深與會來賓觀展印象！
二、跨部會溝通、網實整合，促進全民參與<全國水論壇>
全國水論壇為一全國性會議，為因應各項水議題的挑戰，經濟部自78年起陸續舉辦過5次，彙集產、官、學、研等各界智慧，以作為政策形成之參據，並據以訂定合時合宜之水利政策主軸及施政策略。
而在這資訊及科技發達的時代，為廣徵民意及擴大全民參與，巨鷗跨界創新團隊規劃網實整合會議模式。活動前，透過國家發展委員會「公共政策網路參與平臺」，團隊放上各議題引言報告及會議相關資料，邀請民眾發表意見；同時，團隊也規劃了提問即時回覆LINE群組，由團隊監控及回報民眾問題，業主及業務負責人快速召開小組會議後擬出回覆內容，力求在第一時間給予民眾相關回覆。
而在活動當天，團隊透過Youtube直播會議實況，並採用線上提問方式，讓線上網民也能如同親臨現場共襄盛舉，與現場來賓共同關心水未來。
▲全國水論壇場內盛況 ▲產官學研各界貴賓合影
▲線上直播控台 ▲促進全民參與應用
三、鎖定全球議題，搭建國際交流平台<氣候變遷國際研討會>
氣候變遷對於全球氣候造成重大的衝擊與影響，已成為全球高度關切的議題之一，為瞭解國際氣候變遷研究趨勢，以及加強跨領域合作的溝通，水利署與國家災害防救科技中心合作辦理「2013 氣候變遷國際研討會」，邀請來自美國、澳洲、荷蘭、日本、韓國及台灣學者，分享彼此研究成果與調適經驗，以全球化的視野共同面對因氣候變遷帶來的衝擊。巨鷗跨界創新團隊有幸協助舉辦本研討會，訂於國家圖書館國際會議廳，並提供同步口譯服務，讓國內外關心氣候變遷議題的各界專家得以互相交流，活動共吸引超過700位國內外專家與會。
▲眾多關心氣候變遷議題來賓與會交流
三、雲端服務、優化體驗，共創知識新價值<水利署成果發表會>
水利署為展現整體執行成果，自92年度起每年舉辦成果發表會，彙整年度成果並精選出亮點計畫對外發表，透過各領域專家進行相關議題討論，已成為每年水利界之盛事。巨鷗跨界創新團隊長期協助辦理成果發表會，並順應技術發展趨勢，逐步提升成果發表會多元面貌，自會議資料雲端化服務、隨身行動研討會服務、電子成果展示至互動體驗…等，使發表會逐年累積豐富水利知識資產，此外，並依據趨勢規劃不同主題與展現方式，例如今(2017)年即規劃了2場次高峰論壇，邀請產官學專家聚焦討論「再生水產業發展新契機」及「智慧水管理」，並會場外設置水利產業展示區，此外，更納入現場互動體驗活動，增加成果發表會整體效益，讓與會來賓對於未來水利事業發展有知識增長與實質體驗上的收穫。
▲水利署成果發表會已成為水利界每年盛事 ▲經濟部李世光部長致詞
▲水利署賴建信署長致詞 ▲許添財董事長特邀演講
▲電子海報展示，節能減碳 ▲賴建信署長體驗巨鷗X跨界策略團隊所提提供的互動體驗遊戲