PMO系列6-PMO和管理的本質
♦作者介紹
作者：後藤年成Toshinari Goto；MSOL Inc, Senior Consultant；元嵩顧問管理股份有限公司 總經理
前言
在實踐PMO所指的管理（Management），絕不能想成官僚式管理(Control)。PMO應該身處作戰的前線，提供讓生產性提升的決策情報。這種積極的策略是提升專案管理品質的第一步。
PMO翻譯成「專案管理辦公室」。字面上的翻譯很貼近英文的意義，不過關鍵的「管理」兩個字，容易讓人和「官僚式管理」聯想在一起，讓人有一定程度的違和感。這大概是因為大家都把管理和官僚式管理無意識地聯想在一起的原因。對我來說，日語上的「管理」比起管理（Management）倒比較像是官僚式管理（Control）。乍聽下或許富含著哲學意味，請看我以下的說明。
「管理（Management）是指做正確的事。相對來說，官僚式管理（Control）是指把事做正確，這兩個是不同的觀念。企業一般都在官僚式管理（Control）上做得很卓越，但是很難說做的都是正確的事情。要把事情做對的話，需要考慮整個管理體系，也就是所謂的專案管理。」引述專案管理專家的峯本展夫說明專案管理對於企業的重要性。
第一步要從決策的生成開始
我常強調「管理（Management）和官僚式管理（control）是不同的。」對於PMO的角度我也再次重申這個觀念，雖然管理決策的執行需要定型化的管理業務，但是如果只是遵循規則，確保大家照表操課的話，那這種組織應該就不能稱PMO，而應該叫作PCO（Project Control Office）。現在不管專案經理或是專案成員都把PMO的角色當作是PCO，所以要將PCO升級為PMO才行。所以必須讓PMO在「蛹化成為“有價值”的組織。」
這種觀念不需要想得過於複雜，只要把目前管理的內容，從管理決策的角度再重新思考一次即可。例如議題管理中，不要只在管理表上的狀態欄填寫“延遲”，而是去分析“延遲的原因“式，甚至更積極地為了因應此議題而招集會議，讓專案經理能迅速地檢討進度報告。這才是「蛹化為“有價值”組織」的第一步。
再來，PMO是否常到專案的第一線去看看呢？專案管理的任務之一是減少管理時數進而節省成本。但是其實更重要的是要提高專案現場的生產效率，PMO要實際提升生產效率才能被稱為是一個「有價值組織」。
將風險降到最低，讓風險很難發生
當然，對於第一線專案現場過於關切的話，反而會增加PMO的管理時數。如果提到另一個管理上的職責，就是把風險降到最低。
經濟學大師彼得.杜拉克（Peter Ferdinand Drucker）提到「管理(Management)是指現在社會的信念的實施方案。也就是說雖著資源的組織化，透過改善經濟、福祉與正義的實施，讓人類生活的水準能提升的一種信念。這不只是透過想像力或是形式上的知識體系構築，而是實際透過具體方法，讓只能長出一根草的資源能夠孕育出兩根草。透過這些思想以及實施方案提升人類的福祉。」
管理（Management）不只是講台上的一門學問，更應該是有實際成果。要真正成為一個專案管理辦公室，需要和專案經理們站在一起，從專案的最前線的角度一起做事，這才是專案管理辦公室的核心精神。