PMO系列10- PMO不是秘書處，更不是事務單位
♦作者介紹
作者：後藤年成Toshinari Goto；MSOL Inc, Senior Consultant；元嵩顧問管理股份有限公司 總經理
前言
PMO（專案管理辦公室）到底在組織內扮演什麼樣的角色。沒有弄清楚的話，PMO的工作會多到不可開交，PMO 本身也會被質疑是否功能不全。PMO指的是“專案管理辦公室”或“計劃管理辦公室”。專案不是一個日常工作，而是一個有期限的工作，並且集合多數的小組來合作完成一個專案。話雖如此，PMO一詞雖然常常被使用，當談到要如何來看待這組織，又常常回答不出一個所以然來。在本書中想探討PMO的職責，我們使用專案管理辦公室作為PMO的縮寫。
有些事務性工作很難假手他人
對於PMO來說，還是會有很多事務性的工作。尤其是專案開始以後，很多工作都會讓PMO來做，所以才會很多場合被理解為秘書處。專案的秘書性質的工作範圍很廣，從專案成員進出管理的安全卡發行、個人電腦的準備等庶務性工作，甚至到專案預算與資源調整、組織圖的製作、工作分配予調整等等，所以沒有對專案整體有一定了解就無法做好工作。
撇開上述的工作，專案一旦進入執行階段就得要控管專案進度，掌握專案延伸的的議題，並且製作向高層管理報告的資料，還需要依需求去準備一個檢討會議的好環境。像這種可以擁有這種面面俱到能力，非PMO的工作莫屬了。對於PMO成員來說，就應該認真考慮"我要怎麼樣為專案貢獻"及"如何讓PMO的績效能看得到"等問題。
由於PMO可用時間和成員數量分配給專案是有限，優先考慮比較重要的工作並且執行，有什麼可以委託外部資源部分則必須委託出去。例如，輸入管理和安全卡的發放，就可以請總務負責，如準備個人電腦的工作，就可以請助理或派遣員工，而這些工作都可以安排到專案成員入職時的手續的一部分。
再來是製造方便的會議環境，像是會議的招集、會議室的預約，再來是取得會議所必要的資料，並且經過整理後製作副本。這裡也需要進行檢查工作，如果是定期的進度會議，目的和參加會議的人員很明確，所以準備工作也就相對較庶務性；如果出席者很多的話，光準備資料的副本工作量也就很大。
因應不同的會議型態，需要更高的會議準備技巧
話說回來，即使是例行性會議，如果進度會議的參與人員有超過50人以上的規模的話，會議主持以及事後的會議紀錄的製作也是很大的工作。會議紀錄的撰寫、審查、確認與會者的電子郵件，還有要把會議結果通知到專案的所有相關人員。這也不是一般的庶務性工作。
根據我的經驗，專案成員超過50人的專案的例行會議的準備以及會後的相關作業需要一天以上的工時。其實這些會議準備的例行工作可以請PMO的助理或是派遣人員來分擔。但是因為大家都習慣讓會議司儀負責控制會議，順便操作投影片的投放，也在會議進行中順便做會議記錄。終究還是由PMO的會議負責人來全權處理。像是這樣，同時聽會議中討論的內容作紀錄，一邊控制會議的時間分配，這很難讓一個人在多工的狀態下專心把事情弄好，所以不太建議這種做法。所以從CP值來看，如果花個100萬日幣去外聘一個這種多工型的專案管理顧問，讓會議的進行更有效率和價值的話，以績效來看應該蠻值得的吧？
專案的利害關係人或者是專案經理出席的這類會議，因為大家的時間很寶貴，所以用一些好的管理技術讓這個會議的效率提高會是很重要的事。還有就是要依據會議的目的、具體內容和專案進度，要判斷會議要由那些專案組長。甚至哪個專案成員來參加也是需要考慮的。尤其是和業務相關的檢討會或是專案範疇相關的檢討會議就更要注意這方面的考量。
所謂PMO的庶務工作其實有很大部分的專業在其中。這些專業很難被察覺，可以算是管理上的無名英雄。然而，就是因為是無名英雄，所以很多的努力很難看得出其績效。能被看得出的頂多是替會議的與會人員省了很多時間，僅有如此。
應該讓PMO明確化的部分
反觀實際在執行專案的小組，可以看得到明確實際的成果（產出）。以資訊系統開發為例，業務的流程圖、功能設計書和程式碼本身都是成果。反觀PMO的部分，所謂的成果也不過是一個管理成效，常被人覺得可有可無。一般專案開始之前，我們會撰寫一個“專案章程”來說明整個專案的目的。這個專案章程， 也可以說是PMO的重要成果（產出），但其實很多的專案都沒有專案章程。
不過，我認為把成果做出來，並且把PMO的績效展現出來是很重要的工作。也就是讓整個專案的狀態透明化，並且站在專案管理角度協助管理階層做出決策。讓定期的進度管理會議更有效率，也是透明化的一種表現。總而言之，讓專案進度容易掌握、專案成員間共享資訊、挖掘專案目前的議題、招開必要的會議、協助專案經理做決策，這些才是PMO的最重要的職責。我們將在這本書說明相關的具體措施。