PMO系列8-專案要往後看兩手棋
♦作者介紹
作者：後藤年成Toshinari Goto；MSOL Inc, Senior Consultant；元嵩顧問管理股份有限公司 總經理
前言
如同下棋一般要常常往後看兩手棋。在專案的現場，有沒有充分的事前準備，往往是專案成功與否的重點之一。可是專案經理或是PMO被眼前繁重的工作綁住的話，專案的前景就會堪憂。所以一定要有中長期規劃的負責人，為專案下一個階段進行準備。
各位讀者如果是專案經理或是PMO的角色的話，是否也被眼前的工作絆住而無法做長期規劃。如果持續被眼前的工作絆住而無法看下一步的話，就注定了會讓專案的下一個階段更加混亂。
以鐵路運輸為例，如果說專案經理或是PMO是鐵軌（計畫），而專案經理同時也是火車駕駛，火車（專案）依照已經鋪好的線路向前進。而控管並確保火車在行進過程中不會脫軌或延遲的就是PMO。我們來想像一下，鐵軌（計畫）是否在一開始就詳細的規劃好了呢？
專案開始以前就應該要把鐵軌依據設計藍圖（專案計劃書等）鋪設好才是。所以為了讓火車能順利的行進，在鋪設鐵軌的時候，就要在設計藍圖時考慮到未來可能會發生的變化，包含進行中可能有的障礙或是危險，這樣才是一個安全的路線圖（為計畫而做的計畫）。
有了路線圖，才可以開始鋪設鐵軌。所以我認為這個設計路線圖的工作就應該是PMO需要擔任。在專案管理指南（PMBOK）中，這種為了專案做出精緻化而做的計劃手法，我們稱之為「階段的精緻化（Progressive Elaboration）」。
如果PMO都被當前繁重工作綁住時間，沒有人有時間去規劃路線圖的話，火車容易就會失去方向，也會在中途的時候脫軌。所以做出「為了做出計劃而做的計劃」，應該是PMO的第一職責。
劃出路線圖時的重點
現在讓我們來看看如何為專案做出一個「為了做出計劃而做的計劃」。以下是這份計畫的比較具體的內容：
˙寫出「製作計畫時程」，例如測試計畫書等。
˙下個階段的開始及結束的基準，定義出具體里程碑的成果（產出）
˙做出各規格書的範本，例如測試規範的範本
˙檢討下個階段的管理做法(進度取得方式、風險管理、報告的範本等)
˙檢討下個階段所需會議的體制
˙準備環境以及相關設施
讀者或許看以上的清單就可以知道一個大概，這樣就可以在專案下個階段開始以前建立詳細的計畫，並且著手進行事前準備。實際上，在計畫開始的時候，本來就應該要有目錄等級的資訊，還要有各種的範本，而且這些資訊和文件應該要讓專案成員熟悉，這才是專案開始的理想狀態。舉例來說，我們在測試的時候，就應該要有測試範本以及我們要知道有哪一些的測試個案（Test Case）。當專案成員在為了計畫書埋頭苦幹的時候，PMO就應該要為下個專案階段進行準備。
做出「為了做出計劃而做的計劃」的好處
為專案計畫作出計畫的主要目的是為了讓下個專案計畫可以更加順利而規劃。除了這個主要目的以外還有其他的好處。提早把清單列出來，可以對這些清單中的項目有更多的緩衝時間。提前考慮下個階段所需的專案人員，才可以避免「明明到了下個專案階段了，但是人力資源還是被綁在上個階段」的窘境。可以事前把握工作規模以及工作負荷，下個階段的重要事項可以提前和主管或是顧客先行連絡，確認需求與時間是否符合期望。
這次我們討論到「專案要往後看兩手棋」。當然在現實操作時，PMO也不可避免的有日常業務要做。對應這種議題時，PMO也要有相對應的準備。PMO成員中要分為「往後看兩手棋的成員」、「和專案經理一起盯專案的成員」、「監控專案現場進度與議題的成員」，在大家分工合作下確保專案順利。這才是提升PMO組織能力的重要重點。