PMO系列5-致力於解決專案無意義的管理
♦作者介紹
作者：後藤年成Toshinari Goto；MSOL Inc, Senior Consultant；元嵩顧問管理股份有限公司 總經理
前言
建議不要把PMO（專案管理辦公室）定義為一個成本中心(Cost Center)。PMO的職責是提升開發、管理、流程和溝通的效率，同時減少這些作業中的資源浪費。PMO對於無助於專案的效率提升上，並不會出手去協助。如果問在IT業界是否確實對於PMO的工作及責任有一個固定的範疇，這答案是否定的。即使是PMBOK指南（Guide A Guide to the Project Management Body of Knowledge）的發祥地美國也是對此看法採取否定的態度。
專案成員對於PMO的形象，應該有各式各樣的形象。對於一些團隊組長來說，他可能覺得因為PMO算是一種成本中心，所以有關專案的雜事都應該都由PMO來支援。還有一些組長會覺得，團隊與頹段之間的溝通事務，甚至一些誤解應該要由PMO來解決。例如以下的對話:
PMO： 在A團隊的議題中，有一些成果是需要B團隊進行確定，才有辦法進行下去。這個議題從一月到現在都沒有解決，請問目前A團隊有採取任何行動嗎?
A團隊組長： 奇怪了，這個不是PMO應該要解決的議題嗎?
PMO： 當然，不過PMO不是要親自去，而是協助團隊解決窒礙難行的議題，PMO是要著眼整個專案，協助已經出現問題的議題。但是PMO不會去進行跨組的溝通，跨組的溝通是要各團隊自行去進行溝通。
A團隊組長： 那我們要PMO幹嘛呢！？
PMO： ……
我們為了專案而設置的PMO，但是如果PMO的工作和責任，在組織內模糊不清的話，就會有持續發生以上的問題。如果每一個專案成員對於PMO都有不同的期望，PMO即使疲於奔命，最後也會淪落罵聲連連的窘境。那麼PMO到底要怎麼樣才好呢?
對於PMO來說，需要具備了解自己的工作職責的信念，為了消彌成員的不滿，有時候PMO就會被迫要去處理原本不屬於業務內的事情。但是請謹守原則。你可能會認為反正有時間就幫一下忙，對於這種事情請絕對不要出手。如果你這次把這件事情處理了，以後大家都會認為 「PMO就應該做這件事情」。等以後PMO因為業務忙得不可開交的時候，大家仍會要求PMO來協助類似的工作。PMO的職責是找出會左右專案進程的重要議題，並且著手去解決。如果連那種芝麻蒜皮小事也要PMO來處理，並且成為常態的話，PMO會讓專案失去方向，甚至陷入崩壞的危機。
PMO的人事費用 < 提高專案效率
總而言之，PMO的職責是「提升專案效率」，換言之就是「綜觀整個專案狀況，去除無謂的管理作業，進而提升專案運作效率」。PMO的職責並非事務局或秘書處，更不應該是成本中心。PMO應該是減少專案進行中產生的無謂的工作時數。PMO的績效也要從專案效率提升所創造出的利益來評判。
或許會有一些主管提議，「因為專案預算不夠，所以沒有額外經費設置PMO」，然而我們應該要考量的是「就是因為專案預算有限，所以應該要由PMO來協助，將專案中被浪費的工時找出，並且有效地節省浪費的部分，如此一來透過提升專案效率，反而更能節省專案預算」。
假設一個專案主管可以使用其成員的專案工時的一半(假設一天工作八小時，一個月需工作160小時的話，專案主管能使用80小時)。因為專案作業流程的改善可以節省三成的工作時間的話，每個月就可以節省24個小時。如果一個專案有七個組長的話，光流程改善就可以節省一個組長的工時。其實不只是組長而已，如果把組員因為流程改善所節省的時間計算進來的話，會看到更顯著的效果。
PMO的人數大概是專案人數的8%
我認為PMO人數佔專案總人數的8%左右，這樣人數是對專案推進是最有效率的安排。也就是，大約13個人就可以搭配一個PMO的成員。
這位PMO成員應該要致力於專案管理、流程改善、建立習慣，並透過減少無謂作業而降低工作時數。PMO成員既然使用了專案的資源，所以也要透過提高專案效率；依優先順序解決議題來彌補所佔用的資源。
所以PMO對於自己所處的位子要有以上的認識，或者要讓PMO能繼續生存的話，需要讓PMO以外的專案成員也要有相同的認識才行。如果大家對於PMO的職責及責任有誤解的話，PMO就要去做一些無法發揮PMO價值的多餘工作，因此地位與評價也會越來越低。接踵而來就是會有更多庶務性的工作要求PMO執行。就這樣陷入惡性循環，也就離專案的成功也越來越遠。
我往後會在「hint 13: PMO是臨時救火隊」中提到，PMO只有當專案在關鍵鏈上，真正地發生問題的時候，才需要跳下去進行支援專案。並且從中要找出發生的問題，找出最適當的解決方式。切記不可躬親變事主，更不可以變成「負責人之一」，即使PMO不小心把事情完成，也不能成為負責人的工作支柱。如果要做出成果，而人力真的不夠的話，則應該站在PMO的立場表達出人力不足的問題，並且從專案外部尋求人力資源來支援才是PMO的職責。