計畫管理輔助政府「前膽基礎建設」
編輯撰文者：何佳珊(Mountain Ho)；巨鷗科技x跨界策略 專案經理(GEO Informatics Inc., Project Manager)
- 計畫管理
計畫管理，是經由協調方式管理一群相關的專案、子計畫與活動，透過綜整專案來實現戰略目標和效益。在專案管理所強調的生命週期從專案的「起始、規劃、執行、監控到結案」5大流程運用結合10大知識領域(整合、範疇、時間、成本、品質、人力、溝通、風險、採購、利害關係人)進行交叉運作，以確保專案可如期、如質、如預算的達成。
- 起始階段：定義專案發展章程，並辨識專案利害關係人
- 規劃階段：擬定專案管理計畫書，將時間、成本、資源、風險及施作方法都規劃清楚
- 執行階段：執行專案的過程中，發展團隊效益並運用溝通及掌握利害關係人的技巧，達到專案的推行
- 監控階段：監控執行過程中是否有偏離預期，一旦發現有偏差，就必須立即採取必要措施
- 結案階段：將執行過程中成功及失敗經驗，轉化成文件化記錄下來，做為日後其他專案的參考及借鏡
而計畫管理更著重在大型計畫而非單一專案，將管理的方法上推一層，強調透過「計畫管理績效領域」解決會影響計畫中其他組成份子的資源限制或衝突，並與利害關係人溝通及回報，制定計畫層級的指標，使其與組織/策略方向一致。
計畫管理績效領域：
- 計畫策略校準 (Program Strategy Alignment)
- 計畫效益管理 (Program Benefits Management)
- 計畫利害關係人參與 (Program Stakeholder Engagement)
- 計畫治理 (Program Governance)
- 計畫生命週期管理 (Program Life Cycle Management)
▲計畫管理績效領域
- 前膽基礎建設計畫
「前瞻基礎建設計畫」依106年7月7日總統公布施行之「前瞻基礎建設特別條例」，目標在於著手打造未來30年國家發展需要的基礎建設，「前瞻基礎建設計畫」包含八大建設計畫：建構安全便捷的軌道建設、因應氣候變遷的水環境建設、促進環境永續的綠能建設、營造智慧國土的數位建設、加強區域均衡的城鄉建設、因應少子化友善育兒空間建設、食品安全建設，以及人才培育促進就業建設。而八大建設計畫下分別有對應之子計畫來支撐其目標，透過規劃各子計畫之執行策略及方法、期程與資源需求、預期效果及影響來完善其建置成效，並以量化的績效指標檢視其達成狀況。
「前瞻基礎建設計畫」八大建設計畫之子計畫：https://achievement.ey.gov.tw/cp.aspxn=1E42BEB0F68720CB&s=0E1FF5CBE8AF0056
圖片資料來源：行政院國家發展委員會
- 計畫管理輔助政策推動之必要建議方向
從政策制定、各部會及地方政府的計畫推動、專案的落實及執行到最後的績效展現，可透過「專案管理辦公室（PMO）的建立」以協調、指導、監督及支援等管理各專案，並透過「導入智慧化管理平台」進而輔助全面性整合管理。而成立PMO能有效地整合不同性質專案，並建立SOP、發展專案流程及提供相關的諮詢服務，針對計畫生命週期運用智慧化管理平台進行統籌支配組織內的人力、財務等各種資源，實踐除了製訂良好的管理制度、流程及標準化外，更可有效掌握及輔助其計畫執行的成效，以下列舉其可透過系統管理之功能：
◎工作項目管理：
在計畫管理系統中，可透過WBS(工作分解結構)以階層式的規劃，將每個工作項目的預計所需時間及佔比進行條列預估，並可產製圖表供審視。
◎資源分配管理：
以組織樹的方式由上至下之計畫階層，並清楚地呈現各專案子計畫經費及執行單位，以利管理者快速掌握計畫主體以及分項之執行狀況。以前瞻計畫未來四年將編列4千2百億元，對於預算的執行率及經費來源的控管，即可透過系統化進行分配及追蹤。
◎採購管理：
對於各子計畫需透由招標方式尋得專案執行者時，可透過採購管理依循政府採購法作業標準及規範，並統整歸納機關之採購流程，整合工程會電子採購網，達成作業管理及資源運用更有效率和系統化。
◎執行監控管理：
透過里呈碑的設定，讓系統可自動提醒承辦人員須辦理的檢核事項，並可掌握預計進度與實際進度之落差，隨時控管進度。
◎會議管理：
針對各項計畫推動會議、專案會議、工作會議進行管理，透過會議資料登錄(包含:會議時間、會議地點、與會人員邀請等)、會議資料填報、會議記錄上傳(包含:簽到表、會議決議事項)、會議資料查詢功能進行列管事項的追蹤。
◎績效指標管理：
藉由初期規劃填列預定達成項目及量值，於計畫辦理完成時回顧及檢核達成狀況，可利機關檢視每年計畫之執行狀況，並可藉由統計圖表功能掌握績效達成值，以了解執行成效。
◎知識管理：
經驗傳承(Lessons Learned)是在執行計畫生命週期中的每一個階段流程中所收集與學習而得的，可透過知識管理系統在結束專案或階段流程中記載及歸檔一些重要文件，爾後供其他專案做為參考依據。
◎利害關係人管理：
透過紀錄每個利害關係人的權責角色，與對計畫之影響及參與程度，進而研擬其解決對策，對於政府單位在執行專案時，除了如期如旨如預算外，更重視的是民眾的認同，因此透過系統紀錄及分析利害關係人對專案的成敗影響就更為重要。
◎分析儀表板：
係藉由分析計畫各項資訊，運用數位儀表板技術，提供使用者可以自訂其資訊來源，並整合於一個網頁中；同時，透過簡單的滑鼠拖曳動作，彈性組合版面內各項資訊，提供多維度資料圖表等視覺化工具，將各項資料加以篩選、分類、彙整，以趨勢圖呈現管考、績效考評之各項綜合性指標，以利輔助長官做決策。